Mẫu hợp đồng thuê văn phòng và những điều khoản cần lưu ý

Hợp đồng thuê văn phòng có vai trò quan trọng trong việc xác định quyền lợi của bên thuê và cho thuê văn phòng, quy định những điều khoản thanh toán và là căn cứ để mỗi bên thực hiện nghĩa vụ của mình. Khi soạn thảo hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý một vài yếu tố quan trọng sau.

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG LÀ GÌ ?

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản quan trọng trong việc xác nhận và đây cũng là cơ sở để thanh toán chi phí thuê văn phòng, đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả bên thuê và bên cho thuê văn phòng. Tại hợp đồng thuê văn phòng có ghi rõ các thỏa thuận về mọi điều khoản, lợi ích, trách nhiệm giữa hai bên thuê và cho thuê, là biên bản ràng buộc giữa hai bên và có ý nghĩa pháp luật.

Cũng giống như bất kỳ hợp đồng nào thì hợp đồng cho thuê văn phòng cũng nên có một luật sự kiểm tra lại toàn bộ để đảm bảo độ chính xác cũng như đảm bảo sự an tâm nhất cho cả hai bên.

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG CÓ PHẢI CÔNG CHỨNG ?

Hợp đồng thuê văn phòng có phải công chứng hay không là băn khoăn của rất nhiều khách hàng. Trước đây tại điều “Điều 492 của Bộ luật dân sự 2005 quy định đối với hình thức hợp đồng thuê nhà ở bắt buộc phải lập thành văn bản, nếu thời hạn thuê từ sáu tháng trở lên thì phải có công chứng hoặc chứng thực và phải đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Tuy nhiên bộ luật dân sự 2015 ra đời, điều khoản về việc bắt buộc công chứng, chứng thực đối với Hợp đồng thuê nhà ở đã được bãi bỏ. Vì vậy kể từ ngày 01/01/2017 căn cứ vào các quy định tại Luật nhà ở 2014, Bộ luật dân sự 2015 đối với hợp đồng thuê nhà ở, Hợp đồng thuê nhà ở với mục đích khác (như cho thuê nhà ở làm văn phòng) không bắt buộc các bên phải công chứng, chứng thực. Điều này cũng được thống nhất trong các văn bản pháp luật có liên quan và không hề gây ra bất kỳ sự mâu thuẫn nào.

Đối với trường hợp thuê văn phòng của tổ chức có tư cách pháp nhân có chức năng cho thuê văn phòng thì Hợp đồng thuê văn phòng không cần phải công chứng, chứng thực.

Như vậy thuê nhà cá nhân làm văn phòng hay thuê văn phòng từ tổ chức có chức năng cho thuê văn phòng cũng đều không bắt buộc phải công chứng, chứng thực Hợp đồng thuê văn phòng. Tuy nhiên, các tư vấn viên cho biết, đối với trường hợp thuê nhà cá nhân làm văn phòng thì chúng ta vẫn nên công chứng để nâng cao tính pháp lý và sự ràng buộc đối với bên cho thuê, bởi trong thực tế rất nhiều trường hợp bên cho thuê không tuân thủ các điều khoản trong Hợp đồng, hay không hợp tác trong việc làm thủ tục liên quan đến thuế, tự ý tăng tiền nhà…

NHỮNG ĐIỀU KHOẢN BẮT BUỘC TRONG HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Mỗi loại hợp đồng đều có những điều khoản quy định riêng, riêng với hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần chú ý đến những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng như sau:

Những vấn đề cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng công ty

Thông tin của bên thuê và bên cho thuê văn phòng: bao gồm các thông tin như tên, người đại diện, địa chỉ công ty, mã số thuế, số điện thoại, tài khoản ngân hàng cho việc thanh toán… Không chỉ hợp đồng thuê văn phòng, bất cứ loại hợp đồng nào cũng cần thông tin của hai bên đại diện ký kết hợp đồng.
Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê: địa điểm và diện tích cho thuê là căn cứ để bên thuê xác định giá thuê. Trong trường hợp thuê văn phòng với diện tích lớn, bên thuê có thể thuê văn phòng với giá rẻ hơn, thậm chí được giảm cả chi phí dịch vụ. Trong phần này, nội dung cũng cần nêu được cách tính diện tích văn phòng cho thuê thực tế để tính giá thuê và chi phí thuê chính xác nhất.
Thời gian thuê và điều kiện gia hạn: bất cứ hợp đồng nào cũng có thời hạn để hợp đồng có hiệu lực. Hợp đồng thuê văn phòng cũng vậy, thời gian thuê được tính từ ngày công ty bạn chuyển đến văn phòng mới, hoặc ngày doanh nghiệp nhận bàn giao của chủ đầu tư cho thuê, tùy vào thỏa thuận của hai bên. Hợp đồng cũng có thể có điều kiện gia hạn để trong trường hợp hết hạn thuê, cả 2 bên muốn hợp tác thì sẽ không phải làm lại quá nhiều thủ tục rườm rà, phức tạp.
Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng: phần này của hợp đồng sẽ quy định chi tiết giá thuê văn phòng (đa số tính giá trên mỗi mét vuông) và cách tính chi phí thuê văn phòng.
Điều khoản và phương thức thanh toán: dùng để quy định những điều khoản, nội dung liên quan đến thanh toán như hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản), số lần thanh toán, thời gian thanh toán,….
Trách nhiệm của bên cho thuê: thể hiện nội dung liên quan đến trách nhiệm của bên cho thuê như cung cấp mặt bằng văn phòng cho thuê, đảm bảo điều kiện, cơ sở vật chất đầy đủ để bàn giao cho bên thuê, …
Trách nhiệm của bên thuê: quy định những điều khoản liên quan đến trách nhiệm khi thuê văn phòng của chủ đầu tư như thanh toán đúng thời gian và quy định, có trách nhiệm đảm bảo tài sản, thiết bị của chủ đầu tư, không tự ý tu sửa mặt bằng khi không được sự cho phép của chủ đầu tư…
Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa: điều khoản này liên quan đến việc bảo dưỡng định kỳ các thiết bị văn phòng như điều hòa hệ thống, thang máy, hay việc sửa chữa có liên quan…
Điều khoản chấm dứt hợp đồng: thể hiện nội dung về thời gian có hiệu lực và chấm dứt của hợp đồng, những điều khoản vi phạm khiến việc một trong hai bên có quyền chấm dứt quá trình thuê/cho thuê văn phòng.

PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Không phải hợp đồng thuê văn phòng nào cũng bắt buộc phải có phụ lục. Phụ lục là văn bản quy định một số điều khoản bổ sung, sửa đổi liên quan đến hợp đồng thuê văn phòng, hoặc có những điều khoản trong hợp đồng chưa được thể hiện rõ thì phụ lục hợp đồng sẽ là căn cứ cung cấp thông tin đầy đủ nhất.

Một khi hợp đồng có phụ lục thì phụ lục có giá trị ngang bản hợp đồng chính (trong trường hợp phụ lục còn hiệu lực), cần được đính kèm với hợp đồng thuê văn phòng.