Kinh nghiệm thuê văn phòng từ A-Z từ thực tế

1, XÁC ĐỊNH NHU CẦU THUÊ VĂN PHÒNG THEO THỰC TẾ CỦA CÔNG TY BẠN

Nếu bạn chỉ đang hình thành ý tưởng đi thuê địa điểm làm việc mới mà không xác định rõ công ty cần gì, điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian cũng như hiệu quả của việc tìm thuê văn phòng mới. Hãy xác định rõ nhu cầu cụ thể từ thực tế phát sinh để biết được mình muốn gì, trước khi đem ý tưởng và sự thiếu hiểu biết trao đổi với những bên cho thuê. Để xác định nhu cầu thực tế nhất, bạn cần trả lời câu hỏi:

1. Thuê văn phòng cho quy mô nhân sự là bao nhiêu người? Trong khoảng 1-5 năm tới, số lượng nhân sự có thể gia tăng hay không? Dự đoán quy mô gia tăng nhân sự.
2. Thuê văn phòng tại tòa nhà chuyên nghiệp hay biệt thự, nhà riêng, căn hộ chung cư?
3. Cần thuê văn phòng tại quận nào của thành phố?
4. Chi phí tối đa/tổi thiểu công ty bạn có thể chi trả cho việc thuê văn phòng là bao nhiêu?
5. Nhu cầu thuê văn phòng dài hạn hay ngắn hạn? 3 năm hay 5 năm hoặc hơn thế?

Sau khi xác định rõ nhu cầu thuê văn phòng, bạn hãy xem xét đến những vấn đề như: Nên tự thuê văn phòng của chủ đầu tư hay nhờ môi giới, hoặc sử dụng dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về thị trường cho thuê văn phòng tại Hà Nội, Hồ Chí Minh hay tỉnh thành bạn làm việc.

2, LỰA CHỌN DỊCH VỤ THUÊ VĂN PHÒNG, MÔI GIỚI HAY TỰ ĐÀM PHÁN VỚI CHỦ ĐẦU TƯ?

Sau khi đã xác định được nhu cầu cụ thể tương ứng với uy mô nhân sự, tình hình tài chính của công ty, việc tiếp theo bạn nên cân nhắc đó là tự tìm văn phòng cho thuê hay nhờ đến dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, hoặc môi giới văn phòng.

Để chọn lựa được phương án tối ưu, bạn cần xác định được ưu, nhược điểm của từng loại dịch vụ. Với môi giới thông thường và dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo những lợi ích cũng như hạn chế của từng loại hình tại đây.

Đối với việc tự mình tìm văn phòng, bạn cần tìm hiểu thêm về thông tin thị trường, mà điều này trong ngày một ngày hai khó có thể hiểu biết hết về các đơn vị cho thuê cũng như giá thuê cạnh tranh, uy tín của các đơn vị sở hữu tòa nhà. Muốn hiểu về thị trường để không bị thuê với giá cắt cổ, thì tốt hơn hết, bạn hãy dành thời gian để tìm hiểu chủ đầu tư, giá thuê trên thị trường, phong thủy văn phòng cũng như cách tính diện tích văn phòng cho thuê. Nếu thời gian hạn hẹp, hãy tìm cho mình một đơn vị tư vấn dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp để hỗ trợ mình tìm được không gian làm việc đẹp, giá thuê rẻ và đầy đủ tiện ích.

3, HIỂU VỀ CÁCH TÍNH GIÁ THUÊ VĂN PHÒNG

Khi nhận được báo giá thuê văn phòng, liệu rằng bạn có hiểu hết mức giá thuê đó đã bao gồm những dịch vụ gì hay chỉ là giá thuê đơn thuần? Đây cũng là điều mà bạn cần chú ý trong chuỗi kinh nghiệm thuê văn phòng cần biết.

Giá thuê văn phòng thường được báo theo 2 dạng. Một là giá net, tức là giá thuê đơn thuần chưa tính phí dịch vụ. Hai là giá thuê all in, tức là giá thuê trọn gói đã bao gồm cả phí dịch vụ như bảo trì tòa nhà, sử dụng dịch vụ vệ sinh, lễ tân và giá thuê theo diện tích.

4, NHỮNG KHÓ KHĂN THƯỜNG GẶP KHI TÌM THUÊ VĂN PHÒNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

Mặc dù bạn đã tìm hiểu không ít kiến thức về giá thuê, cách tính gía thuê cũng như những đơn vị cho thuê văn phòng, thế nhưng không phải lúc nào bạn cũng tìm được một văn phòng ưng ý. Việc gặp phải khó khăn trong quá trình tìm thuê không hề ít, một số điển hình thường gặp như:

• Tìm được văn phòng đẹp nhưng không đủ diện tích cho quy mô nhân sự
• Văn phòng không ở vị trí thuận tiện cho các giao dịch kinh doanh hay ở quá xa nơi ở của đa số nhân viên
• Văn phòng có đủ tiện ích nhưng giá thuê ngoài tầm với của doanh nghiệp
• Khó làm việc hay thương lượng giá với đơn vị cho thuê
• Quá trình ký kết hợp đồng xảy ra mâu thuẫn….

Với những tình huống kể trên, nhiều doanh nghiệp đã phải kéo dài thời gian tìm thuê lên tới vài tháng mà vẫn không tìm được văn phòng ưng ý, vừa mất thời gian, vừa tốn công sức và chi phí tìm thuê văn phòng.