Hành chính nhân sự là làm những công việc gì ?

Một câu hỏi cũng được nhiều người thắc là “Hành chính nhân sự” trong tiếng anh là gì? Theo đó, nhiều người thường dùng nhất là “HR Staff” để chỉ những người làm công việc hành chính nhân sự, trong đó HR viết tắt của từ Human Resources. Họ đảm nhận nhiều vị trí công việc từ tuyển dụng, chế độ bảo hiểm, phúc lợi và hỗ trợ nhân viên giải đáp những thắc mắc liên quan trong quá trình làm việc.

Mô tả công việc của người làm hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là gì ?

Bộ phận hành chính nhân sự có vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động và tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Vị trí này có mặt từ các công ty nhỏ cho đến các công ty lớn. 

Tách nghĩa của từ “Hành chính” và “Nhân sự”  chúng ta có thể dễ dàng hiểu được nhiệm vụ của vị trí này là đảm nhiệm song song hai nhiệm vụ. Một là các công việc liên quan đến lĩnh vực hành chính, hai là đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc lưu trữ/xử lý thông tin của nhân viên. 

Nếu muốn theo nghề này lâu năm và trở thành chuyên gia, việc đầu tiên là bắt đầu với làm nhân viên hành chính nhân sự, sau quá trình tích lũy kinh nghiệm và kiến thức, bạn có thể thăng tiến lên các vị trí cao cấp hơn như chuyên gia nhân sự hay trở thành một nhà quản lý nhân sự. 

Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự bắt đầu từ các công việc như quản lý, giám sát các sự kiện, lên các kế hoạch tổ chức hoạt động văn hóa, văn nghệ cho công ty, lên các kế hoạch tổ chức các hoạt động, kiểm tra và giám sát nhân viên từ đó hoàn thiện bảng tiền lương và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong công ty. 

Mô tả chi tiết công việc của nhân viên hành chính nhân sự 

1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Đây là công việc của một nhân sự hành chính ở mọi các cấp độ công ty. 

2. Công tác lễ tân
Ngoài nhiệm vụ trên, những người làm nhân sự còn đảm nhiệm công việc của lễ tân, bao gồm 3 công việc chính sau: Một là tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại. Hai là thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay hoạt động nội bộ. Ba là tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

3. Xử lý bảng tính lương
Việc quản lý và xử lý các thông tin trên bảng tính lương là công việc phải làm của một nhân viên hành chính nhân sự. Các công việc liên quan đến tính lương liên quan đến công việc hằng ngày như chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty; lên danh sách lương, thưởng mỗi tháng cho nhân viên và thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.

4. Lưu trữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ hiện tại 
Công việc này tóm gọn lại trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhận việc thực hiện việc quản lý hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó. 

5. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Việc quản lý tài sản, thiết bị trong công ty cũng do bộ phận hành chính nhân sự đảm nhận, các công việc bao gồm: 

Thực hiện việc theo dõi máy móc, thiết bị liên quan đến tài sản của công ty, cũng như các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì. Từ đó có kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.

Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự

Nếu phòng kinh doanh được coi là tuyến đầu thì phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) được coi là hậu phương vững chắc của doanh nghiệp. Phòng HCNS có nhiệm vụ thực hiện việc quản lý giấy tờ, sổ sách, tính toán lương, thưởng, BHXH… Bên cạnh đó, nó còn trực tiếp việc quản lý, sắp xếp, tổ chức liên quan đến hoạt động của con người.

Để hiểu rõ hơn về bộ phận HCNS, chúng ta cùng tìm hiểu cơ cấu tổ chức của phòng HCNS Nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện các công việc như tiếp nhận công văn, đơn thư - giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó các thông tin cần được lưu trữ trong kho dữ liệu của công ty. 

Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới… Bên cạnh đó, người làm hành chính nhân sự (HCNS)  còn thực hiện việc theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp. Sau cùng là quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương, thưởng của nhân viên.

Bộ phận tuyển dụng

Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm và tuyển người cho doanh nghiệp. Họ sẽ liên hệ với các phòng ban để nắm bắt nhu cầu tuyển dụng nhân sự, sau đó lập kế hoạch tuyển dụng và tiến hành việc tuyển dụng.

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi và các chính sách có liên quan khác của công ty sao cho đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của nhân viên và các quy định của nhà nước. 

Để hoàn thành tốt vai trò của mình, bộ phận C&B cần nắm vững các kiến thức về luật lao động, bảo hiểm cùng nhiều chính sách, quy định có liên quan khác. 

Bộ phận hành chính 

Bộ phận này chịu trách nhiệm các công việc có liên quan đến nghiệp vụ hành chính như soạn thảo các văn bản, thư từ, thông báo; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ; quản lý các trang thiết bị, văn phòng phẩm và các tài sản khác của công ty;… và cũng có thể đảm đương một số công việc của bộ phận khác.

Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D)

Song hành với việc tuyển dụng là đào tạo và phát triển, đây cũng là nhiệm vụ chính của bộ phận đào tạo và tuyển dụng. Từ đó, giúp nâng cao kiến thức và trình độ của mỗi cá nhân. Kết quả là tăng hiệu suất hiệu quả công việc. Bên cạnh đó cũng kiến tạo nên những cơ hội giúp nhân viên phát triển bản thân và tiến xa hơn trong sự nghiệp.