6 việc cần làm khi chuyển văn phòng mới

Trước khi chuyển văn phòng, bạn cần tìm được văn phòng mới để thay thế. Việc thuê văn phòng mới cần đảm bảo các yếu tố về vị trí, tiện ích cũng như không gian làm việc, giá cả phù hợp với tình hình tài chính của công ty.

Trong số những công việc cần thực hiện, đây là yếu tố quan trọng quyết định doanh nghiệp bạn sẽ chuyển văn phòng khi nào, chuyển đi đâu. Chính vì thế, hãy dành thời gian để tìm kiếm một môi trường làm việc lý tưởng, nơi để doanh nghiệp bạn có thể gắn bó lâu dài và ổn định để phát triển kinh doanh.

Lập kế hoạch chuyển văn phòng là công việc không thể thiếu để trong quá trình chuyển đồ không xảy ra những thiếu sót và sai lầm. Trong kế hoạch này, bạn cần trả lời những thông tin liên quan đến nhân sự thực hiện, thời gian cũng như các vấn đề liên quan:

• Dự kiến thời gian chuyển văn phòng
• Thiết kế nội thất văn phòng mới, có cần bổ sung thêm tài sản, thiết bị mới hay không?
• Bố trí chỗ ngồi cho nhân sự từng phòng ban
• Dự kiến kinh phí chuyển văn phòng, bao gồm chi phí thuê nhân công, vận chuyển và những chi phí phát sinh khác
• Thay đổi các thủ tục, giấy tờ liên quan hoặc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nếu cần

XÁC ĐỊNH NGÀY GIỜ CHUYỂN VĂN PHÒNG

Quá trình xác định ngày giờ chuyển văn phòng căn cứ vào tình hình thực tế như thời hạn hợp đồng thuê văn phòng cũ đã hết hạn hay chưa, văn phòng mới đã sẵn sàng để chuyển đến? Hoặc trong một số trường hợp, chủ doanh nghiệp quan tâm đến phong thủy và tuổi tác khi chuyển văn phòng mới nên sẽ chọn ngày tốt, giờ tốt để thực hiện.

LIỆT KÊ TÀI SẢN VÀ PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN

Việc thống kê chi tiết tổng số tài sản, thiết bị văn phòng là vô cùng cần thiết. Công việc này giúp bạn không bỏ sót tài sản trong quá trình vận chuyển, và cũng biết được cách đóng gói từng thiết bị thế nào cho phù hợp ngay trong khi liệt kê các tài sản hiện có. Ngoài ra, đây cũng là căn cứ để lên phương án bày trí đồ đạc, thiết bị tại văn phòng mới cho phù hợp.

Phương án vận chuyển được đưa ra ngay khi liệt kê số tài sản cần chuyển đi, bao gồm quy cách đóng gói, đồ đạc nào chuyển trước, chuyển sau, chuyển bằng xe gì, ai chịu trách nhiệm theo dõi quá trình vận chuyển đồ đạc đó. Ngoài ra, cần đánh dấu đồ đạc, thiết bị của từng nhân viên để không bị lẫn mã, sai mã tài sản tương ứng với từng nhân viên, từng phòng ban.

BÀN GIAO MẶT BẰNG VĂN PHÒNG CŨ CHO CHỦ ĐẦU TƯ

Không quên bàn giao lại mặt bằng cũ cho chủ đầu tư, làm các thủ tục cần thiết khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng. Trong quá trình này, cần chú ý đến những vấn đề như cần sự xác nhận của bên cho thuê và bên bạn bằng văn bản để tránh những phát sinh về pháp lý sau này, hay bàn giao lại những tài sản thuộc về phía tòa nhà văn phòng cho thuê.

GIÁM SÁT QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN VÀ KIỂM KÊ TÀI SẢN SAU KHI ĐẾN VĂN PHÒNG MỚI

Công việc cuối cùng của bạn trong list công việc cần làm khi chuyển văn phòng đó là theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển. Bao gồm toàn bộ công việc từ khi đóng gói, di chuyển đồ đạc để hạn chế việc để đồ đạc lộn xộn hay làm hư hỏng, thất lạc tài sản trong quá trình vận chuyển giữa văn phòng cũ và mới.